档案管理制度
第一章 总则
第二章 管理机制
第三章 管理规范
第四章 电子文件管理
第五章 保管和利用
第六章 附件
第一条 本办法根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定制定。
第二条 为加强湖北省青少年发展基金会（以下简称“湖北青基会”）的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映湖北青基会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据湖北青基会实际工作情况制定本规范。
第三条 本办法所称档案是指湖北青基会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录。
第四条 人事档案管理办法和财务档案管理办法另行制定。
第二章 管理机制
第五条 湖北青基会档案工作实行分管领导负责制，建立以综合档案室为核心、各部门兼职档案员为基础的档案管理体系。
第六条 综合部负责本基金会的档案管理工作（人事、财务档案按规定由人力资源部、财务部门独立归档保管）。分管综合部的副秘书长为档案管理的分管领导。档案管理的主要职责是：
（一）制订湖北青基会档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况。
（二）负责湖北青基会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。
（三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成湖北青基会文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训。
各部门档案管理的主要职责是：
（一）确定兼职档案管理员。
（二）负责本部门文件收集、整理、分类等工作。
（三）接受综合部指导，完成本部门文件材料的归档交接工作。
第七条 湖北青基会统一举办的、涉及多部门参与的大型活动、紧急救灾等综合性工作，应由该项活动的牵头部门制作专题档案。没有牵头部门的，由负责此项工作的分管领导指定部门收集整理。专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并移交综合部。
第八条 各部门档案工作由部长直接负责。部门档案整理以年度为单位，每年末，各部部长提出档案整理清单，报分管领导审批后，由各部门负责整理，于下一年度3月30日之前移交综合部。
第九条 档案工作列入湖北青基会各部门的年度工作计划，明确档案管理人员和各部门兼职档案员的岗位职责，并保持档案管理人员的相对稳定。同时，湖北青基会应在档案工作经费、库房、设备等条件上给予各部门工作保障。
第十条 归档范围
鉴于湖北青基会的工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：
（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、组织沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册及统计等资料。
（二）综合管理，包括内部管理规章制度,湖北青基会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、统计报表、重要的电话记录、公章使用等信息资料。
（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料。
（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料。
（五）合同协议，包括湖北青基会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事
